一、人事档案服务范围

人事档案利用服务包括借（查）阅档案、复印档案材料、摘抄人事档案内容以开具相关档案证明等。

二、借（查）阅权限与范围

（1)允许借（查）阅的情形：

校内单位：组织部、人事处、纪委、巡察办、离退休处、二级学院党组织等因工作需要；

校外单位：党政机关、事业单位、公证机构、国家安全部门等，需持正式介绍信；

个人：因公证、诉讼、证明亲属关系等需查档的，由人事档案室工作人员代查，本人不得直接接触档案。

(2)禁止查阅的情形

个人：干部本人或直系亲属不得查阅本人及亲属档案（含夫妻、直系、三代旁系血亲、近姻亲）。

非公务用途：如私人证明、学术研究等不予受理

（3）特殊情况：涉及高级专业技术人员或涉密档案的借阅需额外审批。

三、借（查）阅事由

仅限以下用途可申请借（查）阅：

（1）干部考察、任免、考核、职称评聘、工资待遇调整等人事管理；

（2）党员发展、政审、纪检调查、巡视巡察等；

（3）人才引进、编史修志、公证诉讼等特殊情况。

四、人事档案借阅流程（分校内/校外）

人事档案借（查）阅需遵循严格的审批与管理制度，确保档案安全性与保密性。办理流程及操作如下：

校内单位

（1）填写审批表

使用学校统一模板《重庆交通大学干部人事档案借阅审批表》或《重庆交通大学干部人事档案查阅审批表》（在学校人事处网站下载专区下载）；借阅档案需注明借阅事由、档案内容范围及使用期限、档案人姓名、所属二级单位、借阅人员身份，并由二级单位主要负责人签字并加盖公章（鲜章）；查阅档案需注明查阅事由、档案人姓名以及所属二级单位。

（2）审批权限

普通教职工：人事处审批；

副科级以上干部：需党委组织部审批。

（3）现场办理

借阅人要求：2名及以上中共党员，持审批表和身份证到人事档案室（办公地点：图书馆七楼，联系电话：62761563）办理；

档案不外借：原则上仅限现场查阅，确需外借的需额外说明理由，经校领导或档案部门负责人特批，借期不超过15个工作日。

校外单位

（1）提前预约

凭单位组织人事部门介绍信（注明查档事由、人员信息）联系我校人事档案室，由人事档案室代为申请。

（2）现场要求

至少2名中共党员，携带身份证、工作证、介绍信原件；全程由校内对接人员陪同，禁止拍照、复制（确需复制的需提前列明材料并审批）。

五、借阅使用与归还

（1）使用规范

借阅须在指定场所进行，严禁涂改、圈划、污损、抽取、拆散、复制或拍摄档案内容，违者按《档案管理违法违纪行为处分规定》追责；

摘抄材料需经档案管理员审核，复印件需标注“仅供XX用途使用”，加盖再次复印无效章；

涉及档案篡改或丢失的，应依法追究责任并启动补救程序。

（2）归还要求

按时归还并当面清点，双方签字确认，人事档案管理人员将档案重新入库；

逾期未还的，档案管理部门有权追索并暂停单位借阅权限。

六、人事档案用章要求

（1）人事档案管理人员根据查档人需求，复印人事档案材料并加盖“人事档案材料证明专用章”；

（2）人事档案管理人员检查查档人的摘抄内容，确认与人事档案内容一致后，加盖“人事档案材料证明专用章”。